Custos e orçamento
Quanto custa um estande para feira
As faixas que usamos para orçar, os custos que ninguém avisa e onde dá para economizar sem aparecer menos.
Com 30 m², um estande pode custar menos de R$ 60 mil ou passar de R$ 120 mil. O que separa um valor do outro é o acabamento, a altura, os ambientes e tudo o que vai acontecer lá dentro durante a feira.
Antes de olhar os números, um detalhe que confunde muita gente: o expositor paga duas contas. O espaço no pavilhão é comprado da organização da feira, e cada feira tem o seu preço. O estande, com projeto, estrutura, móveis, iluminação, comunicação visual, montagem e desmontagem, é contratado à parte. É dele que falamos aqui.
Quanto custa cada padrão
O estande mais simples, com estrutura modular de alumínio, balcão, a marca na testeira e iluminação básica, fica em até R$ 2.000 por metro quadrado.
Quando entram paredes de marcenaria, móveis feitos sob medida, painéis impressos e uma iluminação que valoriza o produto, o valor sobe para algo entre R$ 2.000 e R$ 4.000 por metro quadrado.
Acima de R$ 4.000 estão os projetos exclusivos, com painéis de LED, sala de reunião, lounge, depósito e acabamentos especiais. Aqui o céu é o limite: o valor depende do que a marca quer mostrar.
Estandes muito pequenos custam mais por metro quadrado, porque o projeto e a logística custam quase o mesmo em 9 m² ou em 30 m².
O que faz o valor subir
- Altura e estrutura. Paredes mais altas, testeiras suspensas e segundo andar pedem mais material e mais horas de montagem.
- Painéis de LED. Uma testeira ou uma parede de LED muda a presença do estande e o orçamento.
- Ambientes fechados. Sala de reunião, depósito e copa ocupam área e exigem portas, forro e iluminação próprios.
- Distância e logística. Montar longe da cidade do fornecedor soma frete, hospedagem e diárias da equipe. A ROI trabalha com fornecedores homologados em cada região para reduzir esse custo.
- Prazo curto. O ideal é contratar com 60 dias de antecedência. Com 30 dias ainda dá, mas produção acelerada e turnos extras encarecem.
O que fica fora do preço do estande
- as taxas obrigatórias da feira, como energia elétrica e limpeza da montagem;
- a limpeza do estande durante a feira, alimentos e bebidas, recepcionistas e segurança;
- o seguro do estande e dos produtos expostos.
A taxa de limpeza que a feira cobra não inclui o seu estande. Ela paga a retirada do entulho da montagem e a limpeza dos corredores antes da abertura. Manter o estande limpo durante os dias de feira é responsabilidade do expositor.
E as multas por atraso na montagem ou por material deixado nos corredores? Essas são da montadora, que é quem comete o erro. Com uma agência acompanhando a montagem, o problema nem chega ao cliente: a agência cuida para que tudo siga as regras e, se alguma multa acontecer, cobra de quem errou.
O que é turn key
Turn key, em inglês, quer dizer "virar a chave": você recebe tudo pronto. Sem isso, a empresa contrata a montadora com um fornecedor, o bufê com outro, as recepcionistas com outro, a limpeza com outro, e precisa coordenar e pagar cada um.
No modelo turn key, a ROI contrata, coordena e paga todos os fornecedores e entrega um pacote único, com um só responsável. E o pacote sai mais barato do que contratar cada serviço separadamente.
Por que deixar o evento com uma agência
Muitas empresas vão a poucas feiras por ano, e quem cuida do estande é a equipe de vendas ou de marketing, que não trabalha com eventos todos os dias. Evento é feito de imprevistos. Não por acaso, organizar eventos aparece entre as dez profissões mais estressantes do mundo, como lembrou o Transamerica Expo Center em 2025. E, na base oficial de profissões do governo dos Estados Unidos, o O*NET, 74% dos organizadores de eventos dizem trabalhar com prazos rígidos todos os dias.
Uma agência está acostumada a resolver problemas sob pressão. Com ela cuidando de tudo, a equipe da empresa vai para a feira atender os próprios clientes, sem se preocupar se a água está gelada, se o bufê está pronto, se a recepcionista chegou no horário, se a segurança está no posto, se o estande vai estar pronto de manhã ou se a limpeza vai aparecer quando alguém derrubar um café.
O pagamento também fica mais simples
Montadoras e mão de obra de eventos costumam exigir pagamento antes do evento, muitas vezes à vista. Já as empresas grandes têm prazo fixo, como 30 dias depois do serviço ou metade antes e metade depois. Na contratação direta, essa diferença vira pedido de exceção ao financeiro e autorização da diretoria.
Com a agência, isso não acontece: a ROI faz os pagamentos que precisam ser imediatos com o próprio caixa e recebe da empresa no prazo que ela já pratica.
Como economizar sem perder presença
- Defina o objetivo antes do tamanho. Um estande para reuniões de venda pede outra planta que um estande para atrair visitantes. Às vezes um espaço menor e bem resolvido rende mais.
- Use a posição a seu favor. Um estande de esquina ou de ponta é visto de mais de um corredor: com a mesma metragem, a marca aparece para mais gente.
- Concentre o investimento no que o visitante vê primeiro: a frente, a marca e a iluminação.
- Planeje com antecedência. Projeto aprovado cedo evita produção às pressas.
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