Eventos corporativos
Como fazer um evento para 6 mil pessoas
Como foi a inauguração da esmagadora da C.Vale, com uma tenda de 5.000 m² montada debaixo de chuva.
Em 7 de novembro de 2023, a C.Vale inaugurou em Palotina, no Paraná, a sua esmagadora de soja, a mais moderna do Brasil, em meio às comemorações dos 60 anos da cooperativa. A festa recebeu mais de 6 mil convidados, autoridades, entre elas o governador do Paraná, Ratinho Junior, e terminou com show do cantor Daniel.
A ROI Eventos fez o projeto do evento, a organização e o acompanhamento de toda a montagem, da operação do dia e da desmontagem. Foram três meses de planejamento e 30 dias de montagem. Contamos aqui o que é preciso para um evento desse porte acontecer com segurança.
Assista ao vídeo da inauguração: da montagem ao dia do eventoVídeo no YouTubePrimeiro problema: não havia um salão para 6 mil pessoas
Não existe em Palotina um espaço coberto para 6 mil convidados sentados. A solução foi construir um, dentro do parque industrial: uma tenda de 50 por 100 metros, com 5.000 m² de área coberta, sem colunas no meio. As laterais têm 5,5 metros de altura, e o centro chega a 18,5 metros.
Uma estrutura desse tamanho exige equipe técnica especializada, engenheiros responsáveis por cada etapa e um equipamento de carga com tração 4x4 para trabalhar no terreno.
A chuva no meio da montagem
A montagem de uma tenda desse porte inclui muito trabalho em altura. Com chuva forte e risco de raios, as normas de segurança do trabalho mandam parar, e foi o que aconteceu várias vezes ao longo dos 30 dias de montagem. Houve dia em que choveu do começo ao fim e não foi possível fazer nada.
A data da inauguração, porém, não podia mudar, e o cronograma já era apertado. A equipe passou a trabalhar no ritmo do tempo: parava quando a chuva apertava e acelerava em cada intervalo de tempo firme.
Com a proximidade do evento e a chuva sem trégua, a ROI trouxe equipes de montagem de reforço. Quando o tempo melhorou, nos últimos dias, os montadores extras recuperaram o atraso, e tudo ficou pronto para a inauguração.
O calor de novembro no oeste do Paraná
Em novembro, a temperatura em Palotina passa facilmente dos 30 graus. Com 6 mil pessoas dentro de uma tenda, o conforto térmico é questão de segurança. A tenda recebeu um sistema de ar-condicionado com capacidade de 800 toneladas de refrigeração (cerca de 9,6 milhões de BTUs), com o ar distribuído por dutos.
Energia própria, com reserva
Ar-condicionado, som, luz e telões não podem depender da rede local. O evento teve geração própria: dois geradores de 1.000 kVA e mais dois de 750 kVA de reserva, prontos para assumir se um deles falhasse.
O que mais coube nos 5.000 m²
- palco com sistema de som e luz, telões de LED e pórticos de entrada;
- 6 mil cadeiras e 100 mesas;
- sala VIP e sala de imprensa, cada uma com 25 m², climatizadas e mobiliadas;
- três camarins climatizados para o artista, a banda e a equipe técnica;
- quatro balcões de alimentos e bebidas e oito tendas de apoio de 10 por 10 metros;
- duas carretas de banheiros para o público e banheiros em contêiner, com ar-condicionado, para a área VIP e os camarins;
- cabines de tradução simultânea;
- sinalização de saídas, banheiros e acessos.
Segurança em primeiro lugar
Do primeiro dia de montagem até o fim do evento, nada passou na frente da segurança. Um evento temporário para milhares de pessoas precisa de projeto aprovado pelo Corpo de Bombeiros. A ROI preparou o projeto e os documentos de aprovação e instalou os itens de segurança: 20 extintores, placas e iluminação de saída de emergência e 30 luminárias de emergência. Cada fornecedor entregou a sua ART, o documento do engenheiro responsável pela parte dele.
Durante toda a montagem, um técnico de segurança do trabalho acompanhou a obra, e a equipe usou rádios para falar entre as frentes de trabalho.
Quem trabalhou
O evento juntou fornecedores especializados em tendas, climatização, energia, som e luz, cenografia, comunicação visual, banheiros e mobiliário, cada um com a sua equipe. A ROI manteve no local um diretor, um coordenador e dois produtores durante toda a montagem e no evento, com um único ponto de contato para a C.Vale do começo ao fim. No dia da inauguração, as equipes somaram mais de 100 profissionais.
O que vale para qualquer evento grande
- Comece pelo espaço. Se não existe um salão do tamanho certo, a estrutura temporária vira o centro do projeto, e o prazo começa a contar por ela.
- Calcule conforto e energia junto com o público. Climatização e geradores crescem com o número de convidados e definem boa parte do orçamento.
- Ponha a segurança no cronograma desde o início. A aprovação dos bombeiros e as ARTs têm prazos próprios.
- Tenha um só responsável. Com dez fornecedores trabalhando ao mesmo tempo, alguém precisa coordenar a ordem de montagem, os horários e a segurança.
Está planejando uma inauguração, uma convenção ou uma comemoração de grande porte? Conte para a ROI a data, a cidade e o número de convidados.
